系统里的作废、撤销、反审核怎么设计

单据录错了，用户的第一反应是让我改一下。从使用体验上看，直接改最方便。从管理角度看，直接改会破坏记录，事后无法还原发生了什么。两边的诉求都需要兼顾。

作废、撤销、反审核这三种机制，就是用来平衡这件事的，前提是用对地方。

一、三种机制各自管什么

作废针对的是还没进入流转的单据，或者确定不办了的单据。作废之后单据还在，状态变成已作废，不能再参与后续流程。它保留记录，只是标记这张单据不算数了。

撤销针对的是操作动作，比如提交错了、选错了审批人。撤销是把上一次动作退回来，回到操作前的状态。它改变的是流程位置，不是单据内容。

反审核针对的是已经审核通过的单据。审核是一个有确认含义的动作，反审核意味着要撤回这个确认。这类操作通常要限制权限，并且必须有理由记录。

二、关键是要留痕

不管用哪种机制，原始记录和操作痕迹都要留着。

比较稳妥的做法是，被作废的单据不删除，状态标为作废并记录作废人和作废时间、原因。如果业务要求重新录入，新建一张新单据，两张单据之间建立引用关系，能互相查到。

反审核要记清楚四件事，谁反的、什么时间、什么原因、反完之后是修改还是重新提交。这四项缺一项，事后审计就说不清楚。原因这一项建议做成必填，不能随便填两个字应付。

还有一种做法是保留历史版本。单据每次修改都存一个版本，查看的时候能看到每一版的内容和修改人。这种做法对存储要求高一些，但对涉及金额、考核这类敏感业务的系统，值得做。

三、容易踩的几个坑

第一个坑是状态设计得不全。只设计了草稿、已提交、已通过三个状态，遇到退回、作废、挂起这些情况就没地方放，只能借用其他状态，结果状态含义混乱。

第二个坑是允许无限制反审核。审核通过之后随便反，走个流程就等于没有，审核这个环节就失去了意义。合理做法是限制反审核的次数和时限，比如超过一定时间或者已经进入下一环节就不允许反。

第三个坑是作废之后占用编号。编号被作废单据占着，后面的单据要跳号，业务上不好解释。这个要在设计编号规则的时候就考虑进去，是允许跳号还是允许复用，两种做法各有适用场景。

四、权限怎么分配

普通录入人员可以作废自己还没提交的单据，这是他自己的草稿，改起来本来就不该有负担。

进入流转之后的撤销，通常只能由发起人或者当前处理人来做，而且要限制在短时间内。已经流转到别人手上的单据，自己撤回来要有理由。

反审核的权限要收紧，一般给到部门负责人或者专门的管理岗。涉及金额、考核、对外结论的单据，反审核应该需要更高级别审批，而不是一个人点一下就过。

这几层权限定清楚，系统上线后关于能不能改的争议会少很多。