网站做了几年，域名在谁名下、服务器什么时候到期、备案信息是谁在维护，这些往往问一圈都没人说得清。平时不出事，一旦人员变动或者到期的节点上出了问题，处理起来很被动。
建一份台账，是成本很低、收益很直接的一件事。
一、台账该记什么
域名部分要记，域名是什么、在哪家注册、注册账号是谁的、到期时间、续费价格。这几项缺一项，到期时都可能出问题。
服务器和空间部分要记，用的是哪家的什么配置、到期时间、每年费用、在哪管理。如果用了云服务，还要记清楚是哪个账号下的资源。
备案部分要记，备案主体、备案号、备案时用的联系方式、在哪家服务商接入。备案信息变更时要用到这些。
账号部分要记，网站后台、域名管理、服务器管理、统计工具、企业邮箱，这些系统的登录入口和账号。密码不要记在台账上，但要记明密码由谁保管。
还有联系人部分，建站方的联系人、售后的联系方式、服务器服务商的支持电话。出问题的时候，这些比什么都重要。
二、谁来维护
台账要有明确的负责人。可以是指定的信息岗，也可以是办公室的某个人，但要写清楚是谁。没有具体的人负责，台账建起来也很快会过期。
负责人之外要有一个备份。这个人休假或者离职时，另一个人能接手找到这些东西。只有一个人知道，等于把公司的资产绑在一个人身上。
台账的存放位置要固定。放在共享的、有权限控制的目录里，不要存在个人电脑上。存放在哪里这件事本身也要让相关的人知道。
三、多久核对一次
建议每季度核对一次。重点是所有到期时间，看接下来三个月有没有到期的。有的话提前安排续费。
每年做一次全面核对。逐一登录各个后台确认账号还能用、信息还是对的。有些账号长期不用，密码被改了或者被停用了都不知道。
人员变动时立即核对。负责的人离职或者调岗，与之相关的账号和权限要重新梳理一遍，该改的改。
四、怎么避免到期失效
能开自动续费的都开。域名、服务器、证书这类，开了自动续费基本就不会忘。前提是账户里要有余额或者绑定的支付方式有效。
把到期时间提前一个月标注在日历上。自动续费是保险，人工提醒是双保险。特别是那些不支持自动续费的服务，全靠提醒。
费用要提前走流程。单位的付款往往要走审批，临时发现要续费但审批来不及，就会出现断档。把费用提前编进预算，到点直接付，不会卡在流程上。
最后提醒一点，网站相关的资产不只这些。微信公众号、小程序、企业邮箱、统计工具账号、内容发布平台的账号，都属于这个范围。做台账时把这些一起纳入，不要只记域名和服务器。
上一篇建站报价单怎么看
下一篇域名怎么选，别踩这几个坑